Khi đang bù đầu rối tóc giữa bộn bề công việc , bạn có muốn thư thả trích 10 phút, chậm rãi mân mê từng chữ trong cái email dài 2 tờ A4 không?
Trong một bài blog gần đây, nhà đầu tư mạo hiểm (venture capitalist) Fred Wilson chia sẻ về sự “quá tải” email mỗi ngày: “Mỗi khi tôi có một ít thời gian, đống email lại ngốn hết vốn thời gian ít ỏi đó”.
⏤ ♣︎ ⏤
1 - Ngắn gọn thôi
Khi đang bù đầu rối tóc giữa bộn bề công việc , bạn có muốn thư thả trích 10 phút, chậm rãi mân mê từng chữ trong cái email dài 2 tờ A4 không?
Nếu bạn trả lời không, đừng làm điều đó với đồng nghiệp, khách hàng, hay sếp. Đừng viết câu dài quá 1 dòng. Email càng ngắn, càng dễ hiểu, càng dễ được hồi âm.
2 - To-do list trước
Các email thường khởi đầu bằng tóm tắt và kết thúc bằng các việc làm tiếp theo. Tuy nhiên, liệt kê các hành động ngay phần mở đầu sẽ giúp người đọc nhớ rõ phần này hơn.
3 - Đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng
Khi email có quá nhiều ý, hãy đánh số các ý đó. Nếu không, người đọc sẽ lạc giữa “rừng chữ” và không trả lời đủ các câu hỏi của bạn.
4 - Viết thời hạn
Dù nghe có vẻ độc đoán, nhưng những người bận rộn sẽ cảm ơn bạn vì điều này. Thời hạn giúp họ "cân đo đong đếm" trên quỹ thời gian hạn hẹp của mình. Những câu như “Để dự án theo đúng tiến trình, anh/ chị vui lòng phản hồi trước 18/06/2020.” hoặc “Nếu không nhận được phản hồi của anh/chị trước 18/06/2020, team sẽ triển khai timeline thực hiện công việc như trên.” sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho các bên.
5 - Chọn tựa email phù hợp
Tựa email cho người nhận cảm nhận về độ quan trọng và khẩn cấp của email. Những cụm từ như “FOR APPROVAL:” (Trình duyệt:), “SCHEDULING REQUEST:” (Yêu cầu lập kế hoạch) hoặc “FYI” (Tham khảo) giúp người đọc hình dung nhanh tính chất của email và chọn cách xử lý phù hợp.
6 - Đừng gửi email khi đang "bực"
Email rất dễ gây hiểu lầm. Việc gửi email phân trần hay tranh luận trong lúc "dầu sôi lửa bỏng" càng khiến cho tình hình tồi tệ hơn. Hãy gặp trực tiếp hoặc nói qua điện thoại khi cần bàn về vấn đề đang diễn ra.
Jodric Ace Team