Họp hành kém hiệu quả không chỉ giết chết thời gian, năng suất làm việc của một cá nhân, mà còn tiêu hao tiền bạc của cả tập thể cho một - hai tiếng họp vô thưởng vô phạt.
Ai chưa từng được sếp "chọn mặt gửi vàng": "Đang rảnh hả? Vô họp với mọi người chút đi em!”. Rồi hoá ra một chút của sếp là cả một buổi sáng. Ai chưa từng bước ra khỏi phòng họp vừa ngót nghét giờ trưa với quá nhiều hoang mang và quá ít thì giờ để hoàn thành công việc của cả ngày. Thì bài viết ít này không bổ ngang, cũng bổ dọc cho bạn.
Ai cũng nói hãy cho họp hành hiệu quả, nhưng họp sao để hiệu quả thì chưa ai nói. Giờ tụi tui chuẩn bị nói.
TRƯỚC HỌP
01 – Cuộc họp này có cần tui không?
Thử nhập vai kế toán, lấy số người dự họp nhân với mức lương công ty trả cho bạn, bạn sẽ hòm hòm tính được để mời cả làng vô ngồi dự, công ty hào phóng chi cho một tiếng họp bao nhiêu tiền. Họp hành có chủ đề rõ ràng và ai liên quan mới vào tham dự (bởi vì ai cũng bận). Mà đã tham dự phải có trách nhiệm đóng góp. Nếu bạn cảm thấy ai đó rủ mình vô dự họp cho "xôm", hoặc để họ cảm thấy bớt cô đơn, hãy mạnh dạn đứng lên, đẩy ghế dựa vào bàn ngay ngắn, lùi bước, tiến ra khỏi cửa.
02 – Lịch trình họp (agenda) là gì?
Họp dù ngắn, dù dài cũng cần lịch trình (agenda), hay nôm na "Mình sẽ xử gì hôm nay?" Nếu cuộc họp đưa ra những vấn đề cần đóng góp của tập thể để giải quyết, hãy báo trước để mọi người kịp chuẩn bị. Tránh biến cuộc họp thành một buổi hành xác tinh thần, hay một buổi brainstorm vô bổ, mất thì giờ chung. Nhớ điểm mặt luôn ai không chịu đọc agenda trước, và phải bù đắp tinh thần cho cả team một cách xứng đáng.
Nếu là cuộc họp cập nhật công việc cả tuần, hãy để mọi người tự đóng góp cho lịch trình chung. Sếp với trách nhiệm điều phối viên sẽ lựa chọn nội dung đưa vào thảo luận, và giải thích những ý được lược bỏ.
Nếu lần sau bạn được "thỉnh" vô phòng họp chưa biết mục tiêu buổi họp hay agenda là gì thì "lặn đi cho nước nó trong".
TRONG HỌP
04 – Hôm nay mình họp kiểu nào đây?
Nếu bạn là người điều hành buổi họp, hãy tưởng tượng trước (ở nhà) cách thức, trình tự họp và thời gian để thảo luận mỗi ý. Đừng lùa đội ngũ ngơ ngác của bạn vô phòng họp, rồi để mấy chục mắt nhìn nhau và nhìn trần nhà, không biết bắt đầu từ đâu và từ ai.
Quan trọng hơn là luôn nhẩm trong đầu mục tiêu của buổi họp. Hướng về kết quả mong đợi, giúp bạn tỉnh táo phát hiện những thái độ tiêu cực, bàn ra và kiềm chế những người hay trượt dài, đắm đuối vào chi tiết.
SAU HỌP
05 – Túm lại là?
Các ý đã bàn là gì? Còn điểm nào chưa kịp hội ý? Tiếp theo anh em nên làm gì? Ai chịu trách nhiệm phần nào? Khi nào quay lại họp tiếp? "Cha chung không ai khóc". Điều quan trọng nhất không phải là buổi họp này hái được bao nhiêu ý tưởng, mà tiếp theo nên làm gì. “Make it happen” mới quan trọng.
Chúc bà con họp hành bổ ích và văn minh.
Biên tập
Kiến thức là để sẻ chia, đã vậy còn free!
Nút share ở đây👇