Mọi thứ xung quanh ta đều có thể sắp xếp được, kể cả suy nghĩ của ta.
Bạn bước vào dự án mới có tính chất phức tạp hơn tất cả những gì bạn thực hiện. Có hàng triệu ý nghĩ nhấp nháy trong đầu, không để cho bạn ăn ngon, ngủ yên. Nào ý tưởng, nào suy nghĩ mơ hồ, và cả những cảm xúc tiêu cực của bạn. Rồi bạn bật dậy giữa đêm, ép mình viết gì đó để trình bày với team trong hai ngày nữa. Nhưng có quá nhiều chi tiết bạn không tài nào nhớ hết. Bạn cảm thấy trống rỗng, không biết bắt đầu từ đâu?
Dừng lại đã.
Trong một thế giới chuyển động với tốc độ chóng mặt và lộn xộn, ta dễ thấy mình mơ hồ khi cố cắt nghĩa mọi suy nghĩ chồng chéo trong đầu. Thay vì lao theo tốc độ đó, đâm đầu xâu xé mọi vấn đề trước mắt. Hãy dừng một chút, suy nghĩ cho rành mạch để có thể giải quyết mọi việc hiệu quả và tỉnh táo nhất.
Sắp xếp mớ suy nghĩ đang bay lượn, chồng chéo và chực chờ bùng nổ là một kỹ năng quan trọng trong bước lập kế hoạch và quản lý dự án.
⏤ ♣︎ ⏤
Hãy xem bộ não là ngôi nhà của bạn, còn suy nghĩ là toàn bộ đồ đạc lẫn bụi bẩn trong nhà. Đến lúc dọn dẹp rồi.
1. Phơi bày
Khi cần giải quyết vấn đề, sẽ có vô số suy nghĩ lăn tăn chạy trong đầu khiến ta không thể suy nghĩ thẳng hàng. Nếu không tìm cách gạn lọc suy nghĩ trong mình, ta dễ bị quá tải, và xử lý thông tin chậm chạp, kém hiệu quả hơn so với thực tế. Bí quyết là đừng giữ chúng trong đầu. Hãy lôi những suy nghĩ đó ra nơi bạn có thể nhìn, nghe và đọc được. Viết ra giấy, đánh máy, gõ vào điện thoại hay thu âm những suy nghĩ của bạn. Hãy thử và chọn cách phù hợp với mình. Làm theo người khác chỉ khiến bạn mau chán và chỉ mong quên nó cho nhanh thôi.
2. Phân loại
Sau khi thu gom toàn bộ suy nghĩ trong đầu, hãy sắp xếp theo đúng đặc tính của chúng. Đây liệu là suy nghĩ, nhiệm vụ, mối lo, ý tưởng, câu hỏi, hay chỉ là cảm giác của mình thôi?
3. Xếp thứ tự
Bình thường, hạn chót (due date, deadline) sẽ định hướng để ta sắp xếp lại ưu tiên của mình một cách chuẩn xác. Bởi đặc tính của chúng là gấp và quan trọng. Nhưng khi sự cố xảy ra, khó khăn tức thời khiến ta sợ hãi và lo lắng. Những cảm xúc này vì vậy mà thành mối ưu tiên trong ta. Viết xuống lo lắng của bạn là gì, và việc cần làm để giải quyết lo lắng đó. Xử lý ngay hoặc xếp việc đó vào lịch trình của mình sẽ giúp bạn cải thiện sự lo lắng, giảm stress. Và lúc này, đầu óc bạn lại sáng tỏ dành cho những ưu tiên thực sự.
4. Định giá
“Định giá” lại suy nghĩ của mình. Có nghĩa là nhìn nhận vấn đề, ý tưởng theo hướng khác đi. Nhìn nhận một vấn đề theo nhiều góc độ khác nhau sẽ mở ra nhiều hướng giải quyết khác nhau. Và bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn.
5. Không làm siêu nhân
Multi-tasking (hay làm nhiều thứ một lúc) là kẻ thù của hiệu suất. Không bàn cãi nhé. Khi ta cố ép mình xử nhiều thứ cùng một lúc, não ta càng mệt hơn vì việc phải liên tục chuyển từ việc này qua việc khác. Tập trung, chỉ làm một thứ vào một lúc sẽ tăng hiệu suất của bạn đáng kể.
6. Nghỉ ngơi
Dù đang ở giữ bão công việc, ta luôn cần những khoảng nghỉ. Để suy nghĩ rành mạch hơn, ta lại càng cần nghỉ ngơi. Có rất nhiều cách để não thư giãn như: ngủ, đi bộ, hít thở không khí ngoài trời, thiền, tập thể dục, lau dọn nhà cửa, chăm thú, chăm cây. Hãy chọn cách phù hợp với mình, và nhớ luyện tập thường xuyên.
7. Đàm đạo
Nói chuyện với ai đó về khúc mắc bạn đang gặp phải sẽ cho bạn góc nhìn mới về sự việc. Vì sao ư? Việc đối thoại, "tung hứng" ý tưởng qua lại với người khác cũng đủ để bạn tự nghiệm lại những lỗ hổng trong lập luận, phương pháp và trình tự suy nghĩ của mình. Người khác cũng sẽ cho bạn phản hồi, xây dựng trên ý tưởng của bạn. Nếu bạn đang làm file thuyết trình cho khách hàng, đừng đâm đầu chỉnh slide hay cố chèn thêm nhiều thông tin nữa. Hãy thử thuyết trình cho một cộng sự, hay người thân của bạn, và điều chỉnh bài thuyết trình của mình theo một trình tự logic hơn, thêm ví dụ để làm rõ vấn đề.