Chúng ta thường than phiền không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả công việc như mong muốn. Vậy những người bận rộn hơn, đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn đang sử dụng quỹ thời gian như thế nào? Khi mà họ cũng chỉ có 24 tiếng mỗi ngày.
Dưới đây là 7 công cụ bạn có thể tập sử dụng khác đi hôm nay để tận dụng quỹ thời gian làm việc mỗi ngày:
Template
Gmail
Lịch trình (agenda)
Nguyên tắc sắp xếp
Phím tắt
Quy trình làm việc
Đồng hồ bấm giờ
⏤ ♣︎ ⏤
1 - Tạo template cho các văn bản thường dùng
Tối cuối tuần này, hãy đem 5 loại văn bản bạn hay sử dụng nhất thử tạo template sẵn. Bạn có thể thử nghiệm việc tạo template cho 05 loại email thường dùng nhất bằng cách tổ chức sẵn nội dung: tóm tắt nội dung buổi họp (meeting recap), bảng câu hỏi (questionnaire) để khai thác thông tin, form chú thích khi họp, meeting agenda.
2 - Tận dụng Gmail
Đừng để các nhà lập trình (developer) của Gmail thất vọng, hãy học cách sử dụng các ứng dụng của Gmail một cách hiệu quả nhất. Ví dụ đặt lệnh để Gmail tự phân loại email thành từng nhóm một cách tự động (mục “rất là gấp”, mục “nguy hiểm, khoan mở”, mục “xoá sau”,..) và vững vàng xử lý khi bão mail ập tới.
3 - Buổi họp nội bộ 10 phút có cần lịch trình không?
Thử tưởng tượng một buổi họp kéo dài một tiếng với hai người tham dự sẽ tiêu tốn của công ty 1 triệu đồng tiền lương, tiền điện. Vậy cuộc họp 5 tiếng với toàn bộ công ty tham dự sẽ hao mòn của công ty bao nhiêu? Để đánh nhanh, chốt gọn, 10 phút họp không chiếm cả buổi sáng, tốn thì giờ và của cải chung, ta cần có agenda họp rõ ràng. Nếu lần sau ai đó rủ bạn dự họp mà không đá động gì tới lịch trình, đừng sợ mất lòng mà hãy kiếm đường lui trước.
4 - Tiết kiệm thời gian kiếm files
Bạn có từng dự họp và để cả phòng họp bất động trong 10 phút chờ đợi bạn kiếm file? Tự lập ra hoặc tham khảo các nguyên tắc để sắp xếp thư mục và tìm thấy tập tin cần ngay lúc cần. Nếu bạn sử dụng Macbook, hãy thử highlight các thư mục quan trọng, để tiết kiệm vài cái rê chuột và để bảo vệ mắt trước mê cung ma hồn trận.
5 - Thao tác nhanh như dân lập trình
Các phím tắt ra đời để tiết kiệm cho bạn rất vài phút mỗi tiếng, và vài tiếng mỗi ngày. Nhưng ít ai thật sự tận dụng hết sự kì diệu của nó, trừ dân lập trình. Dành 10 phút để cài các phím tắt, lệnh mở folder tự động hay tổ chức lại bookmark để truy lại một website nhanh như gió. Hãy thương chuột.
6 - Tạo quy trình khởi động ngày làm việc
Không phải sáng nào ta cũng thức giấc với một tâm thế sẵn sàng đương đầu thử thách, tràn ngập năng lượng và động lực. Để đề phòng những buổi ngày tâm trạng ẩm ương, hãy tự tạo cho mình một loạt các hành động khởi động ngày làm việc. Đều đặn lặp lại mỗi buổi sáng để làm nóng động cơ. Ví dụ như pha ly cafe, lau bàn, viết todo list của hôm nay, sắp xếp thứ tự ưu tiên rồi hãy bắt tay vào làm việc (chứ đừng lao vào check mail).
7 - Bấm giờ để làm việc
Thử bấm giờ để làm một đầu việc, thậm chí bấm giờ cho cuộc họp. Áp lực thời gian sẽ giúp ta nhận thức rõ ràng chính - phụ, loại bỏ những vấn đề bên lề và tập trung vào những việc đem lại nhiều giá trị. Cách này còn giúp ta hiểu ta, hiểu thời gian cần thiết hoàn thành từng loại công việc, để sử dụng 8 tiếng mỗi ngày một cách thông minh.
Nhiêu đó là đủ để ngày làm việc hôm nay tốt hơn ngày này của tháng trước rồi. Bạn còn mẹo riêng nào, góp thêm ở phần bình luận nhé.