Đây là câu chuyện về tư duy logic bị cản trở bởi những lối suy nghĩ cổ hữu. Vài năm trước, tôi (tác giả –Jan V. White) có tư vấn cho một công ty khá tầm cỡ về cách thay đổi toàn bộ tài liệu kỹ thuật của họ. Các kỹ thuật viên của công ty này rất ngán khi phải vác theo một núi tài liệu kỹ thuật đến công trường và nhà máy.
Yêu cầu của họ là làm sao bớt khối lượng văn bản và phải kẹp vô được bìa cứng để họ dễ cầm và đọc. Tôi giải quyết từng bước một, bóc tách vấn đề bằng cách Q&A như sau:
Q: Những trang văn bản được cố định với nhau ở đâu?
A: Ở kẹp kim loại trên đầu mỗi bìa kẹp.
Q: Vậy người ta lật qua trang khác như thế nào?
A: Họ lật ở mép cuối trang giấy.
Q: Khi tìm, các kỹ sư thường muốn tìm cái gì thật nhanh?
A: Họ muốn tìm các đầu đề – tít, nhanh nhất có thể.
Q: Những đầu đề này nằm ở đâu trên trang giấy?
A: Chúng nằm ngay trên đầu tờ giấy, bị che khuất bởi cái kẹp kim loại.
Q: Vậy làm sao họ tìm thấy chúng?
A: Họ tìm chúng qua những số trang nhỏ nằm ở mép phải trang giấy. Các số trang này sẽ định vị thông tin nào nằm ở đâu.
Q: Thật điên rồ, tại sao các anh không đặt các đầu để ở cuối trang để tìm chúng dễ dàng hơn? A: Chúng tôi có bàn vụ đó rồi, nhưng Guideline quy định cách soạn thảo nói là phải đặt đầu đề trên cùng của tờ giấy!
Tóm tắt lại đối thoại đơn giản vài câu ở trên. Đối với designer và editor, việc đầu tiên không phải nhảy vô viết đắm đuối hay vẽ grid chia ô canh lề các loại. Việc đầu tiên và quan trọng nhất là hiểu được ai sẽ đọc (hiểu rộng hơn là tương tác) với tài liệu mà mình sắp viết / thiết kế. Người đọc và tài liệu họ đọc sẽ tương tác với nhau qua 4 hành động: cầm, nhìn, tìm và đọc tiếp (hoặc vứt).
Nếu cầm lên mà vứt liền là lỗi designer (hoặc thêm ông khách hàng chi ít tiền in ấn quá, cheap materials)
Cầm–nhìn–vứt: là cả hai ông designer và editor kém, họ không thấy gì hứng thú để đọc.
Cầm–nhìn–tìm–vứt: lỗi layout của ông designer làm người ta "rối".
Cầm–nhìn-tìm-đọc (được chút xíu) rồi vứt: tạm được rồi, lần sau cố gắng hơn.
Đi sâu hơn trong việc hiểu cách thức người đọc (tương tác) với ấn phẩm của mình, editor và designer nên chú ý đến format (hay có thể gọi là physical constraints).
Kích thước trang giấy
Kích thước trang giấy ảnh hưởng đến những gì người đọc sẽ nhìn thấy và bao nhiêu phần mà họ sẽ phải nhìn.
Mở bung một tờ báo, người đọc sẽ nhìn qua nhiều phần. Vị trí mỗi phần đều được tờ báo binh rất cẩn thận.
Tạp chí thì khác, chỉ nhìn thoáng qua một cái là hết. Hoặc tối đa cũng chỉ 2 trang phải trái.
Trang đơn (Single page)
Trang đơn ở đây không chỉ tờ văn bản A4. Trang đơn phải hiểu là một trang bên trái hoặc phải của tạp chí hoặc brochure. Designer không được chỉ tập trung vào một trang mà phải biết trang hàng xóm đối diện đang layout như thế nào.
Người đọc thường sẽ xem một trang giấy, trái hoặc phải, là một nửa của một trang đôi của cuốn sách. Nên bên này có thể làm ảnh hưởng bên còn lại. Mà một khi người đọc mất tập trung, khó hiểu, tìm không ra cái muốn đọc, họ sẽ lật qua hoặc vứt.
Trang đôi (Spread)
Do thiết kế trên màn hình, designer thường quên tình trạng thực tế khi in trang đôi không bao giờ phẳng như một bức tranh. Nội dung đi gần vào trục giữa sẽ bị che mất. Tưởng tượng cảnh có một tấm hình chân dung thiệt đẹp, phóng to rất ấn tượng, trục mặt của nhân vật trùng ngay giữa trang. In xong là chỉ có đi xin lỗi thôi.
Một trang đôi luôn bị gián đoạn bởi nếp gấp hoặc khe rãnh ở giữa.
Thông tin bị khuất
Một ấn phẩm vài chục trang sẽ được dán hoặc may lại ở phần gáy. Vì vậy, càng gần phần giữa cuốn, các trang sẽ càng cong. Sẽ có thông tin bị che khuất hoàn toàn.
Có lúc chúng ta đọc tạp chí bằng cách "tua nhanh". Tay trái cầm chặt gáy, ngón trỏ tay phải "lật" thiệt nhanh. Mình chỉ nhìn hình và tiêu đề ở mép ngoài của trang. Chỉ khi nào nội dung ở mép ngoài rất bắt mắt, mình mới mở nguyên trang ra xem. Do đó, khi layout, cái gì hay, đẹp thì nên đem ra ngoài này để làm mồi.
Vị trí "đắt" nhất
Do quen cách đọc từ trên xuống dưới, trái qua phải, nên mắt người đọc thường bắt đầu từ góc trên, bên trái. Nguyên tắc đọc chữ Z. Nên khi phân tích vị tri ưu tiên để bố cục thông tin trên một trang, người ta tạm chia ra hai khu vực mà người đọc dễ chú ý hoặc ngược lại là hay bỏ qua.
Khu bất động sản đắt giá nhất trên trang giấy đôi là góc trái và góc phải trên cùng bởi vì đây là hai vị trí mà mắt người đọc lui tới đầu tiên và nhiều nhất.
Vị trí "bèo" nhất
Ngược lại, giá “bèo” là phía dưới, gần phần gáy. Đó là lí do tại sao phần chú thích, phần kém quan trọng nhất, lại được đặt ở vị trí này.
Sắp xếp thông tin: ngang hay dọc
Độc giả sẽ tập trung quan sát phần trên cùng của trang khi họ đọc tạp chí hay bản tin.
Khi đọc, mắt họ sẽ chỉ tập trung vào phần trên cùng của trang giấy, và từ đó ánh mắt sẽ chạy ngang qua phần trên cùng của mỗi trang khi lật qua trang.
Lý do là vì nhìn ngang sẽ nhanh, dễ chịu và đỡ đau cổ hơn khi nhìn dọc.
Tiêu đề
Tiêu đề của các cột nội dung nên được sắp xếp song song với nhau tại phần trên cùng của trang giấy. Người đọc chỉ cần đọc lướt qua là đã có thể hiểu hết được nội dung chính và tìm được nội dung mà mình muốn đọc sâu.
Lược dịch từ Editing by Design, tác giả Jan V. White. – Allworth Press. New York, 2003.